Co jsem nevěděl o pracovních poradách

Zápisky a poznámky ze školení, s názvem vědění a facilitace pracovních porad. K tomuhle školení jsem se stavěl trochu skepticky, snad kvůli tomu že jsem se domníval, že v téhle oblasti mám spoustu zkušenosti. Někde v koutku duše jsem ale věděl, že to není pravda a mám pořád co se učit. Účast na tomto školení byla zajímavá i z toho pohledu, že jsem formálně na takovém ještě nebyl a konfrontoval jsem to právě se svými zkušenostmi z praxe.

Těchto pár vět nemá rozhodně za cíl, představit hlavní pravidla porad, ale zaměřuju se v něm na to, co mě osobně na tomto tématu zaujalo a osvědčilo se mi to.

Oživení

Klíčova slova v rámci přípravy na poradu teď pro mě jsou oživení a vizualizace pořady. Co si pod tím představit? Například zajímavým zpestřením porady je počítat náklady, které se vyčerpají po dobu jejího konání. Stačí během prezentace na projektoru promítat jednoduchý odpočet (Meeting ticker: https://tobytripp.github.io/meeting-ticker/ ) a hned máte o zábavu postaráno. Pak stačí jen soupeřit, zda poradu stihneme za menší peníze než minule. Menší nevýhodnou je to, že meeting ticker nezobrazuje náklady v české měně. Samozřejmě klidně postačí i klasický odpočet času do konce schůzky, hned máte představu, kolik prostoru ještě na svou agendu máte.

Sám na sobě jsem si vyzkoušel, jak velkým oživením (a nejenom pro posluchače) je pokud se zvednu a prezentuji ve stoje nebo ještě lépe ukazuji před účastníky, co promítám. Je to víc interaktivní a hlavně to nutí účastníky být aktivnější. Vítanou změnou je nejen postoj, ale také změna v řečníkovi. Například na hodinové projektové statusy je dobré se dohodnout na tom, že úvodní slovo má projektový manažer a krátký zprávu o projektových dodávkách nebo rizicích má jejich vlastník.

 "Pracovní porady vypovídají o stupni kultury komunikace napříč firmou."

Vizualizace

Vizualizací zas můžeme chápat cokoliv od časové přímky projektu, organizačního diagramu, grafů aj. Mě se například dobře osvědčilo promítání zápisu z minulé porady a jeho "online" aktualizace přímo při diskusi. Rozhodně pak doporučuji domluvit si zapisovatele, abyste měli prostor prezentovat a zároveň se nerozptylovat poznámkami k zápisu.

Když už je v zasedací místnosti flipchart, tak pro ho nevyužít? Klidně na něj stačí zapsat pár klíčových bodů z diskuse nebo milníků, aby je měl každý na očích. Po skončení schůzky můžete vyfotit a přiložit k zápisu.

Nutným předpokladem pro to, abyste své porady dokázali připravit "přitažlivě" a s přidanou hodnotou, je fakt, že nesmíte podcenit jejich přípravu. Minimální čas na obsahovou přípravu hodinové porady je 20-30 minut (připravíte si agendu - věcné body, které chcete na schůzce probrat / vyřešit, aktuální informace, otázky k prodiskutování aj.). Další čas si připočítejte na přípravu zápisu po skončení setkání.

Ze školení si tedy odnáším myšlenku, kterou jsem přijal už dřív, a to že nemám poradu chápat jako administrativní agendu, kterou je nutné "odbýt", ale především jako silný komunikační nástroj a pojítko s lidmi. Porada je prostor, kde budujete a rozvíjíte vztahy a úspěch v této oblasti je přímo závislý na tom jak dobře se na ni připravíte a jak s poradou pracujete.