[Osobní produktivita] Jak si připravit efektivní poznámky

Dlouho jsem se nemohl sžít s tím, že kolegové na schůzky nosili místo poznámkového bloku laptop a celou dobu si do něj něco psali. Evidentně se to netýkalo schůzky a laptop používali pro vyplnění „volné“ chvíle na jinou aktivitu. Osobní schůzka tak pomalu a jistě ztrácela na své přidané hodnotě.

Samozřejmě nemluvím o situacích, kdy je potřeba prezentovat nějaké informace na schůzku a nebo přímo spolupracovat na vytváření dokumentu.

Neříkám laptopu na schůzkách ne, ale čím více je jich tam, tím není schůzka osobní a když se to sejde, vidíte jen hlavy ponořené do monitorů, které od nich občas vzhlédnou, aby jim něco neuniklo.

Je však potřeba rozlišovat zápisy z krátkých schůzek (do 1hodiny) a nebo z workshopů, u nich se totiž vyplatí, kromě klasických poznámek, pořizovat zápis elektronicky, kvůli úspoře času.

Jako alternativou k zápisu poznámek jsou tablety. S pomocí dotykového pera představují zajímavý způsob, jak si ulehčit práci. V praxi jsem, ale narazil na to, že systém zapisování není až tak moc intuitivní a v konečném důsledku moc času neušetří.

Jak z toho ven? Pokud na schůzce postačí prezentujícímu jen jeho notebook, pak se zkuste domluvit, aby v zájmu úspory času, nikdo ostatní notebook. Ponechám stranou, jak moc laptop, do kterého dotyčný pořád něco píše, vyrušuje na schůzce a soustředím se na zapisování poznámek.

Poznámka zapsaná na klasický papír má tu výhodu, že se Vám lépe pamatuje a tím, že si zapisujte poznámku, nejlépe na papír bez linek, o tématu schůzky daleko více přemýšlíte.

Nevýhoda může být pak přepisování poznámek, ale jen v případě, že v zapisování poznámek nemáte systém. Na zápisy ze schůzek se dá krásně použít myšlenková mapa nebo strukturovaný zápis.

Jaká jsou tedy moje doporučení?

• Kreslete si do svých poznámek; používejte místo textu obrázky.
• Zaznamenávejte poznámky na volný papír do formy myšlenkové mapy.
• Omezte zápis poznámek do notebooku (pokud to není nutné).
• Svoje psané poznámky můžete nafotit a poslat po schůzce ostatním.
• Poznamenejte si poznámky přímo k bodům agendy (kontrola, že jste probrali všechno).
• Používejte předdefinované šablony.
• Piště do obyčejného txt formátu (klasický poznámkový blok) – viz metoda bullet point journal, značení co informace, co rozhodnutí, co úkol atd.
• Používejte hodně barvy (zvýrazňovače, barevné fixy, pastelky)
• Nesnažte se psát poznámky jako finální dílo (přepisujte, škrtejte).

Ruční psaní poznámek se netýká jen schůzek, na snadě jsou i ostatní příležitosti jakou jsou přednášky a nebo školení a nekončíme jen u pracovního života, sami si jistě dokážete představit situace, kde psanou poznámku využijete.

S postupem času zjistíte, že čím více si připravujete ručně psaných poznámek, tím lépe umíte strukturovat zápis a vstřebat informace. Postačí Vám jen pár klíčových slov a o probíraném tématu víte více informací zároveň máte častěji o tématu spoustu otázek.