[Projektový management] Aktivní sdílení informací - push metoda

V komunikaci je nejenom důležité informace předávat, ale zajistit to, že je druhá strana obdrží v plném rozsahu a hlavně ve stejném smyslu, v jakém byly vysílány. Vemte si za příklad třeba velmi častý komunikační nástroj při vedení projektu jako je emailový report nebo zápis ze schůzky. Čím více informací obsahuje, tím je pro příjemce náročnější ho přečíst a něco si z něj odnést. Na projektového manažera to klade nároky pro přípravu srozumitelného a vypovídajícího reportu, ale ne všechno se dá podchytit.

Výborný způsob, jak předávat informace členům v teamu je aktivně nechat si pro informace "šáhnout".  To znamená, že například, pokud zasíláte status report nebo zápis z jednáním, pošlete účastníkům email ve kterém je informujete, že je k dispozici nový dokument se zápisem, ale samotný zápis umístíte např. na sdílený disk nebo Sharepoint, aby si každý z účastníků musel pro informace dojít. Jedna velká výhoda této metody je, že se příjemce sám snaží informaci získat a není jenom pasivním příjemcem. Dalším benefitem je bezesporu to, že ulehčíte emailovému klientovi a nezatěžuje ho zbytečně velkými přílohami.

Pokud zvolíte např. Sharepoint, lze vytvořit i přehledné prostředí, ve kterém se budou dokumenty prezentovat efektivněji než někde v adresáři.

Celé to má smysl samozřejmě v případě, kdy projektů není velká spousta. Vždy však záleží na člověku, resp. příjemci informace, zda má zájem si report / zápis přečíst. Sebelepší nástroj nebo metoda tohle "nebezpečí" nevyřeší. Stojí určitě za zvážení, jestli tuto metodu nerozšířit i do jiné oblasti než reporty / zápisy s jednání.