[Projektový management] Gantt v Excelu

Nevím, jak Vy, ale á jsem při své práci projektového managera, ač využívající mocný nástroj MS Project 2010 (MSP), měl potřebu prezentovat plán projektu pro svůj team a management v jiné podobně. Jednoduše už jen proto, že 90% lidí MSP nemá a Excel je prostě nejvhodnější pomůcka, která dokonale plní svůj účel. Pro tento nelehký úkol se používají nejlépe předdefinované šablony či „templaty“ chcete-li.

Několik užitečných odkazů naleznete zde https://smartlifeblog.com/free-gantt-chart-templates ]

Šablony na Gantt v profesionální podobě se dají pořídit už od 30$, ale neříkám, že nesežene levnější. Všechno je o tom, kolik Vy nebo Vaše firma je do toho ochotna investovat. Není tajemstvím, že některé firmy nebo jednotlivci nabízející tyto šablony  se chlubí tím, že jejich nástroj zcela pokryje základné funkce drahého MSP.

Kreativní jedinci si, ale mohou vytvořit svoji šablonu na Gantt šitý na míru jejich potřebám. Potom stojí za zvážení, jestli použít nějaká automatizované funkce, které používání šablony ve smyslu zadávání dat a aktualizace údajů, usnadní. Anebo spoléhat na čistě manuální vstup, který má bezesporu také své výhody. Vše je o tom, jak si to nastavíte a jak to bude pro Vás užitečné. Mělo by platit pravidlo - čím jednoduší na údržbu / update, tím lépe.

Jedna věc je ale „template“ vytvořit a druhá používat. Umí Váš tým v Ganttu číst? Kdo jiný by je to měl naučit, když ne Vy? Jinými slovy - Gantt představuje  výbornou pomůcku, jak lidem vizualizovat plán jejich práci a usnadnit komunikaci v teamu. Měl by se stát součástí Vašeho pravidelného updatu.

Tím vším nechci říci, že Excel plní funkci MSP na 100%. Přece jenom plánování v MPS, když se umí používat, nahradí jen málo co.  I samotný export projektu z MPS do Excelu dokáže dělat zázraky, sice ne s grafickým vyjádřením sousledností, ale vylistuje aktivity, dobu jejich trvání a jejich začátek a konec. Anebo druhá možnost export plánu do obrázku Vám také pomůže efektivně prezentovat.

Gantt v Excelu Vám pomůže prezentovat Vaše plány širšímu publiku v uživatelsky přívětivé formě a je tak silným nástrojem komunikace a kooperace a to jde v project managementu především.

Jaké jsou Vaše zkušenosti s prezentování Ganttu?