[Osobí produktivita] (Ne)závislost na Outlooku

Věřím tomu, že určitě někdo z Vás se setkal s tím, že od svého poštovního klienta nemůže spustit oči. Je sice pravdou, že práce projektového manažera se skládá z 90% z komunikace, ale neznamená to, být neustále přilepený očima v emailu a sledovat, co nového Vám spadne do schránky.  Outlook, pokud o něm teď píšeme, by měl být především nástrojem, který Vám komunikaci a také organizaci usnadní a nikoliv, aby byl instant messenger. Důvody jsou jednoznačné, spotřebujeme spoustu času sledováním nových zpráv a na opravdovou práci Vám čas nezbude.

• Eliminujte na minimum různé  notifikace a remindery, které Vám zobrazují novou poštu.
• Čím vím aktivit máte v Outlooku máte, o to víc je potřebuje dostat do jiného prostředí - ideálně na papír - do diáře.  Jde mi hlavně o evidenci úkolů nebo projektů. Prostředí Outlooku přímo svádí, k tomu sledovat všechno v úkolech a nebo v podsložkách. Stáváte se tak více méně na programu závislý. Papírový diář nebo organizér má tu výhodu, že máte všechno po ruce a můžete plánovat i tam, kde sebou počítač prostě nemáte. Je to mnohem osobitější způsob, který Vám umožné na Vašich úkolech a projektech mnohem otevřeněji a kreativněji pracovat.
• Zkuste novou poštu kontrolovat párkrát denně, pokud je to možné.
• Osvědčilo se mi také používat techniku Pomodoro a během časového úseku 25 minut ase soustředit jen na daný úkol bez toho aniž bych se v Outlooku věnoval něčemu jinému.
• Používejte Instant Messenger, případně komunikátor na drobnější konverzace a nezapomínejte si u něho nastavit svůj status podle toho, jestli chcete, aby Vás někdo rušil nebo nerušil.
• Používejte co nejjednoduší referenční systém - archivaci doručených emailů. Čím jednoduší , tím lépe. Více v některém z dalších článků na PMC.
• Nastavte si defaultní zobrazení v Outlooku na obrazovce "Outlook Today" -nastavení se různí podle toho, jakou verzi programu požíváte. Uvidíte zde pouze informaci o doručných emailech, přehled v kalendáři a přehled úkolů. Vše co potřebujete - nesvádí Vás to k tomu, abyste nové emaily hned četli a pracovali na nich.
• Přepněte si Outlook do režimu offline. Minimálně na dobu než svůj úkol dokončíte.
• V neposlední řadě, můžete komunikovat svých kolegům a spolupracovníků, že v případě důležitých záležitostí určitě oceníte osobní schůzku nebo telefonát

Samozřejmě je to o té troše disciplýny a odpovědnosti a hlavně o zvyku. Používejte co je pro Vás užitečné. Určitě přijdete ještě na jiné způsoby, jak se o moci poštovního klienta odprostit.