Projekt se řídí přes rizika. Ale jak?
Na svém současném projektu nyní pracuji na analýze rizik a IF scénářů. To mě nutí trochu k zamyšlení, jak jsem k analýze a sledování rizik přistupoval dřív. Je pravda, že mě na téhle oblasti původně lákaly sofistikované templaty do Excelu s různými barvenými tabulkami a i moje zkušenost byla taková, že rizika na projektu byla pouze formálně a při reportingu na ně nikdo moc nereflektoval. Stejně jsem to bral i já a neviděl jsem v nich nástroj, který mi pomůže při řízení.
Sepíšu zde pár bodů, jak k analýze a práci s riziky přistupuji já:
- Prvním krokem, co mi pomáhá je nakreslit si myšlenkovou mapu oblastí, do kterých můj projekt zasahuje a začít otázkou, co se může pokazit a s jakou pravděpodobností. Mě osobně pomáhá vžít se do představy, že se jedná o můj osobní projekt, moji firmu a hledám potencionální trhliny, místa, která mě mohou ohrozit.
- Druhý krok je sepsat si tyhle hrubá rizika do tabulky a dopsat si k nim podle pravděpodobnosti prioritu a
dopad. Pak lze dopočítat i hodnotu rizika. Ta potom pomůže zaměřit svůj čas a úsilí na rizika, která ji mají nejvyšší. - Třetí krok je důležité zamyšlení, co vlastně můžu udělat proto, abych riziko omezil. Nejdůležitější je soustředit se na nejbližší další proveditelný krok. Můžete si samozřejmě sepsat i širší kontext anebo výsledný scénář, který riziko eliminuje.
Nástrojem, který pomáhá při určení dalších kroků, jsou graficky ztvárněné IF scénáře, tj. vypsat, jaké rozhodování nás čeká v budoucnu a jaký bude mít dopad, jaká rizika sebou to rozhodování nese. Zatím jsem zkoušel grafickou podobu ve formě flow chartu ve Visio, ale pomůže kterýkoliv jiný, ve kterém dokážete v jednoduchých krocích ukázat, jaké bude mít riziko dopad a co to pro projekt bude znamenat. Tahle grafická podoba je pak velkým benefitem pro prezentaci na management, ale i v případech, kdy si je třeba vyjasnit, zda rizika skutečně vnímají všichni zúčastněni stejně.
Samostatný odstavec pak věnuji rizikům, která generují vazby na jiné projekty nebo aktivity. Typickým
příkladem je projekt A, který má připravit infrastrukturu, zatím ten váš - projekt B, vyvíjí aplikaci, která bude infrastrukturu využívat. Riziko možného zpoždění z infrastrukturního projektu si vedete v registru rizik a jeho
mitigací je například pravidelné předávání informací o stavu obou projektů a dobrou praxí je také, aby si projekt a do svého scope definoval oficiální dodávku pro Váš projekt B.
To mě přivádí k dalšímu bodu a to, jak s rizikem pracovat. Můžete ho odložit, nebo konstatovat, že ho samy
neovlivníte a odložit ho. Další možností je riziko delegovat na jiný projekt. K rizikům je třeba vždy uvádět vlastníky a datum, kdy se provede nejbližší akci, spojenou s mitigací nebo jeho aktualizací.
Celé téma risk managementu je rozhodně velmi široké. Postačí však znát jeho důležité principy a pravidla. K
seznamu rizik je třeba vracet se pravidelně, například 1x týdně (podle povahy projektu) a vyhodnocovat, zda riziko a jeho hodnoty jsou stále platné, aktualizovat další kroky. Nezapomínat pak také na to komunikovat a ověřovat si Vaše předpoklady u ostatních účastníků projektu, ale i Stakeholderů, kterých se riziko týká. Jedině tak Vám může registr rizik sloužit, jako dobrý nástroj.