[Projektový management] Infomanagement

Úspěch v projektu, je mnohdy závislý na kvalitě a dostupnosti informací, které projektový manažer (dále jen PM) využívá a získává. Schopnost informace získávat, jak pak obtížnější čím rozsáhlejší nebo složitější je projekt. Pokud mluvíme o informacích, máme na mysli jejich elektronickou i fyzickou formu. Pro PM je proto klíčová schopnost informace získávat a organizovat - Infomanagement . Vím, že tento pojem je daleko obsáhlejší, nicméně pro náš účel si vypůjčím pár z jeho základních pilířů.

Podle Wikipedie je informační management (dále jen IM) - sběr a řízení informací od jednoho nebo více zdrojů a jejich distribuce jednomu nebo více příjemcům. Řízením informací přitom obecně myslíme organizaci jejich kontroly, struktury, zpracování a doručení.

Existují základní principy, kterými si IM řídí, jmenovitě jsou to:

• Informace musí být dostupné a sdílené

Obecně sdílení informací zvyšuje jejich využitelnost a tím přidanou hodnotu, za podmínky, že vyloučíme informace z kategorie

• Informace, které společnost potřebuje, musí být řízeny a archivovány.

Jinými slovy, pokud dnes uložíte nějaký dokument, přepokládáte, že Vám bude bezpečně k dispozici i zítra, popřípadě za delší období.

• Projektové informace jsou majetkem společnosti

Určení vlastnictví informací, by mělo být součástí iniciačních fáze projektu. Ale často bývá již součástí základních principů společností.

Následuje seznam nejčastějších problémů či otázek, které se při řízení informací v projektu mohou vyskytnout:

1.       Často nemáme aktuální informace v době, kdy je potřebujeme

2.       Existuje více míst odkud informace čerpat

3.       Je problém dohledat aktuální verze dokumentu

4.       V průběhu projektu se objevuje více informací, které se později budou hodit a je třeba je někam zaznamenat

Chtěl bych teď vylistovat pár základních bodů, které stojí za promyšlení nejen před spuštěním projektu, ale i v jeho průběhu. Ne vždy máme totiž takové privilegium rozhodnout si všechno od začátku a někdy je s tím potřeba poprat se za pochodu.

·               Klasifikace informací, jejích dostupnost a archivace

·               Řízení druhů informací elektronická i fyzická forma

·               Řízení toků informací napříč projektem

·               Cesty jak informace zaznamenávat

·               Cesty, jak informace získávat

·               Struktura, pojmenování a "tagování" souborů a dokumentů

·               Kategorizace a tagování emailových zpráv

·               Verzování dokumentů, historie úprav

·               Proces na nastavení expirace dokumentů a informací

·               Revize změn v dokumentu (komentáře od uživatelů)

·               Finální verze dokumentů zaheslovat - ochrana proti zápisu

·               Zjednodušený log projektu s časy, datum, kde docházelo k důležitým milníkům

Druhou stranou mince je otázka, jak informace přijímat a jak je zpracovávat. K tomuto tématu se nejlépe hodí přečíst si například publikaci od Davida Grubera o Infomanagementu rychločtení, kde Vám představí techniky, jak nejen rychleji číst, ale hlavně jak zvýšit pochopení z textu a informace efektivněji zpracovávat.

Reference

·               https://www.aiim.org/what-is-information-management

·               https://en.wikipedia.org/wiki/Information_management

·               https://www.gruber.cz/index.php?Itemid=87&id=48&option=com_content&task=view