[Projektový management] Jak prezentovat špatné zprávy

13.03.2013 10:16

 

 

Následující text je mým volným překladem článku - How to Deliver Bad News od profesora managementu Roberta J. Biese, z časopisu Georgetown Business. Nejedná se doslovný překlad a některé části textu jsem v zájmu přehlednosti vynechal. Článek mi přišel nesmírně zajímavý a poučný a to nejen z toho důvodu, že řešení problémů je pro projektového manažera na denním pořádku, ale z čistě praktického hlediska se moc nevěnuje způsobům, jak špatné zprávy prezentovat. Se sedmi pravidly se to můžete naučit.

Bez ohledu na, jak se na komunikaci s protistranou připravíte, špatná zpráva, zůstane špatnou zprávou, ale nic nebrání tomu, že můžete být na její sdělení lépe připraven.

 

Pravidlo #1 - Dávejte včas vědět předem

  • Špatné zprávy by neměly být prezentovány "z ničeho nic".
  • Sdělujte je z očí do očí. Nevhodné je například posílat je emailem.

 

Pravidlo #2- Sdělte špatnou zprávu co nejdříve

  • Pokud máte říci špatnou zprávu udělejte to co nejdříve, neodkládejte. Situace se může ještě víc zhoršit.

 

Pravidlo #3 - Cvičte, cvičte, cvičte

  • Připravte se na to, jak budete špatnou zprávu oznamovat. Cvičte tón hlasu, mimiku.
  • Zaměřte se na to, co budete říkat a jak to budete říkat, zvýší to Vaši přesvědčivost a důvěryhodnost.

 

Pravidlo #4 - Poskytněte vysvětlení, pravdu

  • Mluvte pravdu, lidé chtějí vědět, co stojí za špatnou zprávou. Poskytněte jim vysvětlení.
  • Pokud jim pravdivé vysvětlení neposkytnete, vymyslí se své vlastní, které je téměř vždy horší než pravda.
  • Jinými slovy, pokud jim situaci nevysvětlíte, ztratí ve Vás důvěru.

 

Pravidlo #5 - Mějte po ruce řešení

  • Pokud prezentujete špatnou zprávu,mějte vždy po ruce řešení.
  • Tím, že máte plán, ujistíte ostatní, že bez ohledu na to, jak špatná zpráva byla, je s ní zacházeno systematicky a s ohledem na pozitivní výsledek.

         Pozn.: Lidem, kteří jsou v tu chvíli zaslepeni špatnou zprávou, trvá většinou déle než k ní zaujmou nápravné opatření.

 

Pravidlo #6 - Pravidelně  ověřujte status řešení problému

  • Prezentujte výsledky toho, jak se Vám daří problém řešit. Pochlubte se dílčími úspěchy.
  • Pokud problém opravíte, dejte to vědět světu. Jinak si všichni budou myslet, že problém stále existuje.

 

Pravidlo #7 - Jednejte s lidmi s respektem a důstojností

  • Měli byste mít stále na mysli myšlenku, že na lidech záleží a jednat podle toho.

 

Projektový Manager musí umět vést v dobrých i špatných časech. A právě schopnost vést team se nejvíce projeví při řešení problémů a zvládání nepříjemných situacích.

Štítky:

|

Zpět