[Projektový management] Když něco nejde podle plánu

Ne vždy se probíhá, jako podle učebnice a pokud mluvím o projektu, už z jeho podstaty skoro nikdy nenajde jeden a ten samý - každý je svým způsobem unikátní. Ať už rozsahem, riziky nebo průběhem. Rád bych zde napsat o dvou případech, kdy projektový manažer musí flexibilně reagovat na nastalou situaci. Sám jsem je osobně několikrát zažil a následující body mi je pomohli zvládnout.

1. Převzetí projektu

Ne vždy se poštěstí, že máte možnost začít projekt hezky od začátku se vším všudy. Někdy jsou situace, kdy například přebíráte projekt po svém kolegovy, který odchází a nebo na druhou stranu Vám je projekt nabídnut z důvodu nedostatečné kapacity v teamu. Jediný možný projektový manažer jste pak Vy, poperte se s tím :-)

Když pominu to, že si musíte přeplánovat kalendáře a plány aktuálních projektů, jedna z prvních věcí, co doporučuji udělat je udělat si brainstorming a velmi detailní analýzu toho, čeho se projekt týká. Včetně identifikace zainteresovaných stran. Je možné, za dobu, co projekt "běžel" z původního registru zájmových skupin někteří přibyli nebo ubyli. A teď je nejlepší možnost ten seznam aktualizovat.

Hned druhým krokem by měla být schůzka s projektovým teamem, na které bude informovat o změně na pozici projektového manažer a zjistíte v jakém stavu se projekt nachází. Vím, že aktuální status aktivit má předávat odcházející PM, ale na vlastní schůzce s teamem se můžete dozvědět věci, které Vám pomohou v další práci. Dobré si je také položit otázku, zda projekt směřuje stále za tím samým cílem a je-li tento cíl aktuální. Toto není krok specificky pro tento případ, ale PM by si tuto otázku měl klást v celém průběhu projektu.

2. Projekt není řízen dle žádné projektové metodiky / pravidel

Druhý případ o kterém bych rád krátce napsal, je převzetí projektu, který není řízen projektové metodiky nebo alespoň postrádá respektování pravidel, kterými si projekty v dané organizaci řídí. Typický případ jsou projekty "businessové", kde je kladen důraz na co nejrychlejší termín dokončení za každou cenu. Osobně chápu obchodní hledisko, ale projekt, který je takto řízen / neřízen většinou na nerespektování pravidel ztroskotá.

Tedy krok číslo jedna v takové situaci je nastavit pravidelnost. Zajistit pravidelné schůzky s projektovým teamem, posílání reportů atd. Kde není pravidelnost je chaos.

Dále následuje nastavení vlastních pravidel všem navzdory. Když říkám vlastních pravidel myslím metodiku řízení projektů, která je v organizaci platná a odsouhlasené. Tento krok se ve většině případů nikdy nesetká s úspěchem. Pro team lidí, který byli zvyklí řešit aktivity a úkoly, tak jak přišly bez ohledu na plán to na první pohled znamená krok zpět a PM je pro ně člověk,  který věci začíná "brzdit". Nesmíme, ale zapomínat na to, že projektová metodika je tu hlavně pro to, aby práci na usnadnila a zavedla do ni organizaci - chránila tak projekt před nezdarem.