[Projektový management] Oznámení a newslettery

03.05.2013 13:58

 

Jedním ze silných nástrojů, které projektový manaže při své práci využívá je komunikace. Pokud pomineme komunikaci v rámci projektu, je potřeba zmínit také to, jak udržet vztahy se Stakeholdery po ukončení projektu a jak udržet povědomí o Vaší práci a práci Vašeho týmu. Pro tento účel s skvěle hodí oznámení a newslettry.

 

Oznámení plní funkci rychlé zprávy, z jejíhož předmětu by mělo být na první pohled jasné, čeho se týká. Ideální je úvést na začátek zprávy, že se jedná o oznámení. Do těla zprávy pak uvěďte co nejstručnější zprávu nebo informaci. Typickým použitím je shrnutí úspěchů v průjektu nebo oznámení o blížícím se změnovém řízení.

 

Příklad použítí v předmětu emailu:

 

  • [ANNOUNCEMENT] Recent achievements in[project name] area!

 

Lepším způsobem, jak pracovat s oznámeními a nezahlcovat tak emailové schránky, je zařadit tuto funkci například na stránku projektu prostřednictvím MS Sharepoint nebo jiného systému, který v rámci projektu používáte pro týmovou spolupráci.

 

Emailové newslettery jsou jedním ze způsobů, jak svoji práci prodat a nemusí jít nutně o zprávu o implementaci. Užitečným nástrojem komunikace s uživately a Stakeholdery může být i email shrnující dosažené úspěchy projektu, který jste na implementovali třeba před třemi měsíci. V ideálním případě by měl obsahovat:

 

  1. Sdělení k jakému projektu se newsletter vztahuje
  2. Informace o změnách v projektu resp. produktu nebo službě od implementace
  3. Stav aktuálních problémů, změnových požadavků
  4. Feedback od koncových úživatelů, např. krátké shrnutí od kolegů z uživatelské podpory
  5. Informace o plánovaných změnách, úpravých

 

Takto zpracovaná zpráva má za cíl to, abyste dali světu na jevo, že jste si projekt vzali za svůj i po jeho implementaci a staráte se o něj.  Jinými slovy, že Vaše práce na projektu nekoční jeho implementací. Uznávám, že to lze v případech, kdy na to má projektový manažer prostor a nepracuje v rámci jiného týmu.

 

Pokud po dokončení projektu došlo k předání služby nebo produktu jinému oddělení, právě to by mělo podobnou komunikaci zasílat.

 

Pro sestavení newsletteru se stačí řídit dvěmi jednoduchými pravidly - přehlednost, jednoduchost. (tak by to mělo platit pro celou emailovou komunikaci). Používejte grafiku. Často má organizace k dispozici emailové templaty, které se dají pro tento účel skvěle použít a Vaše zpráva pak vypadá profesionálněji. Před odesláním newsletteru se ujistěte, že máte v pořádku gramatiku a co možná nejdůležitější, přípravu a odeslání řádně načasujte.

 

Je třeba mít na paměti, že ačkoliv může být newsletter atraktivně zpracován, stále je to emailová zpráva a i přes všechnu Vaši snahu může zůstat nepovšimnut. Zkuste proto doplnit texto vypovídající nadpis v předmětu emailové zprávy. Viz následující příklady:

 

  • 1Q.2012 | PM Community Newsletter
  • Company Newsletter | February, 2013

 

Alternativou k této formě komunikace je uspořádat krátkou schůzku, kde se s účastníky setkáte osobně a dokážete jim flexibilně odpovědět na jejich dotazy.

 

Reference

Štítky:

| |

Zpět