[Projektový management] Projektová nástěnka

Nedávno jsem si v duchu procházel, kolik neoficiálních rolí vlastně PM na projektu zastává a jedna, která mě napadla, byl propagátor projektu. Někdo, kdo šíří dobré jméno projektu a umí ho prodávat dál. A jedním z nástrojů, jak toho docílit je projektová nástěnka, Dashboard chcete-li. Tedy projektový web, na kterém PM prezentuje cíle projektu, aktuální stav, zajímavosti, rizika a jiné informace, které uzná za vhodné a jsou užitečné pro zadavatele projektu a projektový tým.

Projektová nástěnka plní zároveň jednu další užitečnou úlohu a tou je ta, že všechny činnosti a odpovědnosti jsou transparentní. Měla by jasně komunikovat stav projektu a i vzdálenost od cíle.

Dashboard je vyjádřením, jak hodně dokáže tým svůj projekt propagovat a řídit a zároveň „prodávat" jeho myšlenku dál.

Primárním příjemce informací nejsou jen osoby mimo projektový tým, ač se tak může na první pohled zdát. Jsou to hlavně členové projektového týmu, jimž by měl projektový prostor na dashboardu sloužit a do kterého by měli přispívat, podílet se na jeho obsahu. Velmi efektivní je například prezentovat dashboard v rámci projektového statusu – byl by vlastně takovým podkladem pro status a kombinovat ho rovnou s řízením úkolů na projektu. Pak představuje velice komplexní a silný nástroj řízení a prezentování výsledků aktivity.

Jaké technologie použít?

Záleží, jaké možnosti nabízí zázemí Vaší společnosti. Osobně mám zkušenost MS Sharepoint a Confluence. Každé z těchto řešení má svoje klady a zápory, ale dá se říci, že výběr nástroje konečnou podobu ovlivňuje jen velmi málo. Důležitá je obsahová stránka.

Jaké druhy obsahu se na Dashboard dávají?

Pokud mluvíme o Dashboardu je důležité si uvědomit, že to není jen úvodní stránka, která by měla stručně prezentovat důležité informace o projektu, ale že na pozadí dashboardu stojí celý prostor se svým obsahem pro sdílení informací a kolaboraci.

Obsahové sekce:

• Popis projektu
• Plány a termíny
• Rizika
• Projektové dodávky
• Odhady času a plnění
• Tým a obsazení
• Diskusní fórum
• Blog
• Týmový kalendář
• Zápisy ze schůzek

Spuštění projektového Dashboardu aneb jak komunikovat na tým

Doporučení je připravit krátkou prezentaci, která představí základní rozvržení stránky, ale především informace o tom, jaká data na ni návštěvník může najít, jak často probíhá aktualizace, kdo je za ní odpovědný a jak pracovat z informací, které se zde prezentují, resp., jak zapadají do projektového života.

Pro osobnější přístup je možné uspořádat krátkou schůzku, kde PM nebo jiná odpovědná osoba principy práce s Dashboardem osvětlí.

V případě, že jsou členové týmu nebo potencionální čtenáři již obeznámen s tímto nástrojem z jiných projektů je možné zvolit pouze krátkou emailovou notifikaci, ve které se zmíní možná specifika nového dashboardu a nebo se zmíní, že se používá dle standardní šablony a systému práce s dashboardem, který je stejný jako u projektu XY.

K dobré praxi také patří jednoduchý návod na to, jak se v prostoru pohybovat, kdy návštěvníkovi jednoduchou formou představíte (dle jeho zájmu/role) jak se na stránkách pohybovat aby potřebné informace nalezl.

Při publikování informací myslete také na pravidla práce s citlivými informacemi a také nezapomínejte, že odkazování informací, které chcete/potřebujete publikovat odkazem na různé projektové disky nemusíte jednoduše vyřešit (práva). Pro uživatele není nic více frustrujícího, než publikované informace bez přístupu. Snažte se tedy publikovat informace přímo.

Obecná doporučení ke správě obsahu

Etiketa komunikace

S publikováním obsahu se váže jistá odpovědnost za jeho správnost a aktualizaci a stejně tak za respektování etického kodexu KB.

Odpovědnou osobou za obsah i koncept projektového prostoru je typicky projektový manažer (v případě projektu) nebo jiný osoba zodpovědná za danou aktivitu, která může delegovat vytváření obsahu redakčnímu týmu na svém projektu.

Explicitně u komentářů k diskusnímu fóru anebo jen ke komentářům pod článkem, platí, že na ně reagujeme včas.

Content Governance

Samotný model správy obsahu neboli Content Governance je na uvážení zřizovatele stránky.

Specifický režim aktualizace má mít úvodní stránka – měla by být pravidelně (týdně, měsíčně) dle povahy obsahu informace aktualizovat a spravovat. Informaci o datu aktualizace je dobré viditelně umístit pod klíčové ukazatele na projektu, aby bylo vidět, k jakému datu se vztahují a je možné explicitně návštěvníky informovat o tom, kdy dochází k aktualizacím.

Komplexnější stránky, které kromě dashboardu obsahují více stránek s daty, několik uživatelských fór, blogy jednotlivých členů týmů, vyžadují min. dvouúrovňový stupeň řízení, kde první instancí je redakční tým, který je tvořen vybranými členy projektového týmu, případně asistentkou a na druhé instanci je PM, který odpovídá za publikované informace jako za celek.

Žádná aktivita není stejná jako ta druhá a proto, pokud se Vám při administraci stránek osvědčí jiný model správy obsahu, nic Vám nebrání jej aplikovat. Důležité je udržovat Dashboard aktuální a tak, aby plnil svoji informační a kolaborativní roli.