[Projektový management] Sjednocení dokumentace - reporty
Jednou z důležitou oblastí projektového managementu je dokumentace a pokud má mít všechno hlavu a patu, můžeme mluvit o její unifikace –sjednocení. Jednoduše řečeno je záhodno sladit a optimalizovat formát vzorů pro různé reporty, který projektový manager vytváří.
Zpráv je hodně a různé povahy a právě proto je kladeno na srdce, aby měli jednotnou formu a pokud možno i obsah. Ačkoliv nemám rád moc byrokracii, s tímto rozhodně souhlasím, kolikrát se mi stalo, že při čtení emailu se statusem projektu, musím dohledávat důležité informace, které mi tam chybí nebo se musím naopak prokousávat spoustou zbytečných a nicneříkajících ukazatelů, které hodnotu reportu naprosto degradují. Čas je cenné aktivum a tak platí čím jednodušeji, tím lépe.
Rád bych Vám tu ve stručnosti sepsal, jakým způsobem by se dalo postupovat, pokud je potřeba sjednotit více reportů s různým obsahem.
- Analýza, sběr informací
Nejprve je třeba si sepsat, jaké reporty unifikovat a jaké jsou požadavky na obsah. Jinou představu o reportu bude mít marketingové oddělení, jinou například IT úsek, jako to bylo v mém případě. Sběr informací lze udělat rychle pomocí teamového brainstormingu nebo malé ankety. Důležité je, nechat si teamem nebo vedoucím odsouhlasit rozsah, toho, co máte zpracovat, před tím než na tom skutečně začnete pracovat. Vyhnete se tak zbytečně vynaloženému času.
Osobně bych upřednostnit ještě sjednotit název emailu, aby bylo na první pohled pro příjemce zřejmé o jaký druh zprávu se jedná.
Při shromažďování informací určitě stojí za zvážení následující body:
- Report má být čitelný jak emailu tak např. Na Blackberry
- Uložení vzoru reportu jako šablony např. MS Outlook –viz. Building Block organizer
- Pravidelná aktualizace šablon pro reporty
- Vytváření struktury
Druhým, zcela logickým krokem, je náčrt prvního návrhu, tj. Sepsání, jaké hlavní body by měl report mít a úplně nejlépe si načrtnout na papír, jak by report vypadal graficky. Čistě inspirativně se můžete podívat na internet, není cílem vymýšlet něco originálního, ale něco, co už funguje.
Vůbec nevadí, že na nějaký bod zapomenete, jednak na revizi a opravy bude čas později a tato fáze má hlavně sloužit vytvoření prvního obsahu ať už je jakýkoliv.
Zkuste například místo umísťování detailních informací o výsledku testování nebo seznamu risků, dát do emailu jen krátké shrnutí a všechny detailní informace umístit do excelové přílohy – dashboardu: https://chandoo.org/wp/excel-dashboards/
- První draft
Report, jakkoliv vypadá sám o sobě nudně by měl přilákat pozornost, proto můžete vyzkoušet různé formátování v emailu jako HTML nebo naopak čistý text – všechno má své pro a proti.
Tak jako platí, že projekt management není sólová záležitost, tak ani práce s reporty ne. Funkčnost těch, které vytvoříte nejlépe vyzkoušíte v praxi a zpětnou vazbou, kterou na ně dostanete. Přizpůsobte si to to tak, jak to vyhovuje Vám a lidem, kteří budou příjemci Vašich zpráv.