[Projektový management] Využítí Wiki v projektu
Na konci každého projektu by mělo proběhnout něco, čemu se říká předávání vědomostí (lesson learnt). Jde jinými slovy o to, zhodnotit co se na projektu podařilo, co se mohlo udělat lépe a předat tyto informace do společné znalostní databáze. Já bych to ještě trochu rozšířil o tvrzení, že tento proces předávání informací by neměl být jen na konci projektu, ale měl by se objevovat i v jeho průběhu.
Co je to Wiki? https://cs.wikipedia.org/wiki/Wiki
Myslím, že co se týká formy, je lesson learnt dokument ve všech metodikách projektového řízení zpracován a popsán přesně. Nicméně často se zapomíná nebo spíše nevyužívá na předávání vědomostí a informací v průběhu projektu. Jedním z nástrojů, který tento úkol plní je Wiki. Jejím jednoznačným posláním je centralizovat důležité informace do jednoho místa.
Wiki, která je založená na začátku projektu, umožňuje být jednotným místem, kam se informace ukládají a odkud se informace berou. Pokud mluvím o informacích, myslím tím i:
- rady
- problémy, které se v průběhu projektu vyskytly a jejich řešení
- odkazy důležité dokumenty nebo dokumenty samotné
- souvislosti mezi jednotlivými úkoly
- Informace, které je třeba potvrdit
Možností, pod jakou platformou Wiki vytvořit nebo spravovat je bezpočet a záleží na Vaší volbě, ale i na omezení, která má Váš zaměstnavatel. Poměrně komfortní cestou, jak založit Wiki na dostupné technologii. U větších korporací používají Sharepoint - viz reference na konci článku
Čím rozsáhlejší je projekt, tím je důležitější Wiki pečlivě spravovat, aby se dalo v záplavě informací efektivně vyhledávat. Můžete použít tagy - popisky článků, které slouží pro rychlejší indexaci. Nebo nastavení omezení zobrazení některých stránek dle skupin uživatelů. Důležité je také promyslet, jak bude s databází nakládáno po skončení projektu - přesune se na jiné místo? Bude se i nadále udržovat? Promyslete si, jakým nejlepším způsobem ji zpřístupnit jako referenční materiály pro další projekty.
Pokud chcete, aby Váš tým Wiki využíval, začněte také s včasnou komunikací a představením tohoto nástroje, zejména pro ty členy, kteří s ní nemají zkušenosti. Hlavním cílem je, aby její používání nebylo pro tým "nepřirozené".
Z osobní zkušenosti můžu potvrdit, že benefit Wiki v projektovém řízení je ohromný. Projektový manažer se na ni může odkazovat ve své komunikaci a v případě komplexního projektu zde najde rychle informace, které potřebuje. Jednoduše šetří čas. Je to nástroj, který sjednocuje tým, minimálně v kooperaci a nakládání s informacemi. Na druhou stranu, to ale není v žádném případě komplexní nástroj na řízení projektu. To jak efektivně jej projektový manažer využije, záleží čistě jen na něm.
Reference:
- Sharepoint a wiki - https://office.microsoft.com/en-gb/sharepoint-server-help/create-a-wiki-HA010226177.aspx
- Blog - https://projectmanagementwiki.org/tiki-index.php
- Blog - https://blog.thelemur.com/processes/using-wikis-for-project-management
- Zajímavé PDF